Microsoft 365 アイテム保持ポリシーとは Exchange メールボックスや、SharePoint Online、OneDrive For Business など各サービスに対して保持機能を有効化することが可能な機能です。
※ [Microsoft Purview コンプライアンスポータル] > [データライフサイクル管理] > [Exchange (従来版)] > [MRM アイテム保持ポリシー] とは異なる機能となります。
Microsoft 365 アイテム保持ポリシーの新規作成
- 管理者にて Microsoft Purview コンプライアンスポータルにアクセスします。
- [データライフサイクル管理] > [Microsoft 365] > [アイテム保持ポリシー] > [新しいアイテム保持ポリシー] をクリックします。
- 任意のアイテム保持ポリシー名を指定し [次へ] をクリックします。
- [作成するアイテム保持ポリシーの種類を選択する] 項目にて [静的] を選択し、[次へ] をクリックします。
- [ポリシーを適用する場所の選択] 項目にて、[Exchange メール] 以外の項目を無効にします。
- [含む] > [すべて受信者] の場合はテナント内のユーザーメールボックス、共有メールボックス、会議室メールボックス含めすべてのメールボックスおよび、今後作成される新規メールボックスに対して該当ポリシーの対象となり保持が有効となります。
※ [除外] 項目にメールボックスを指定すると除外指定したメールボックスのみ保持対象から除外されます。
[次へ] をクリックします。 - [コンテンツを保持するか、削除するか、または両方を行うかを決定します] 項目にて以下任意の設定を指定します。
特定の期間アイテムを保持
指定した期間アイテムを保持しますが、[保持期間の終了時] の選択によって期間経過後の動作が異なります。
アイテムを自動的に削除する
受信トレイや送信済みアイテムが格納されているプライマリ領域、および削除したアイテムが保持されている回復可能なアイテムフォルダーのアイテムは期間経過後に自動で削除されます。
※ 保持期間を経過したアイテムは、削除済みフォルダーに移動されていなくてもメールボックスから自動削除されます。
なお、期間経過後に受信トレイや送信済みアイテムフォルダー (プライマリ領域) から自動削除されたアイテムは回復可能なアイテムフォルダーに移動し、一定期間 (既定 14 日) 経過した後 完全削除されます。
何もしない
受信トレイや送信済みアイテムが格納されているプライマリ領域のアイテムは自動では削除されません。
削除したアイテムが保持されている回復可能なアイテムフォルダーのアイテムのみ期間経過後に自動で削除されます。
※ 回復可能なアイテム領域に移動してから、既定の14日経過後に削除されます。
アイテムを無期限に保持する
受信トレイや送信済みアイテムが格納されているプライマリ領域のアイテムは自動では削除されません。
削除したアイテムが保持されている回復可能なアイテムフォルダーのアイテムについても無期限にて保持されます。
特定の期間が経過したときのみアイテムを削除
保持機能を有効にせずに、受信トレイや送信済みアイテムが格納されているプライマリ領域、および削除したアイテムが保持されている回復可能なアイテムフォルダーのアイテムは期間経過後に自動で削除されます。
※ 回復可能なアイテム領域に移動してから、既定の14日経過後に削除されます。
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